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Journée DAF du 11 octobre : dès demain, les centres de services partagés ?

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Au cœur de la journée professionnelle DAF du 11 octobre 2017, une table ronde a été consacrée aux centres de services partagés (CSP) et centres d’expertise comptable et financière. « Il s’agit d’un sujet majeur, a fortiori dans le contexte actuel de remise en cause des équilibres financiers des offices », a introduit Stéphane Descolonges, directeur des études comptables et financières, FOPH. « Nous savons que les fonctions supports et financières vont être les premières concernées en ces temps difficiles qui s’annoncent ».

Modifier les organisations

Caroline Couesnon, associée Mazars, spécialiste de l’évolution des fonctions financières, est intervenu en premier pour rappeler comment cette tendance en plein développement était peu à peu devenue incontournable ces dernières années : « On assiste, dans les filières finance de groupes de plus en plus nombreux, à une digitalisation des flux documentaires, particulièrement concernant les bons de commandes, notes de frais, etc. Ces documents sont aujourd’hui déposés sur un portail puis entrés dans un système. Nous assistons à une disparition progressive du flux papier vers une vraie dématérialisation. Il en va de même pour les opérations de clôture, de plus en plus robotisées ».

Par-delà le constat, l’intervenante a mis en évidence la nécessité pour les entreprises de mettre en place de nouvelles formes d’organisations : « Cette révolution en marche dans les groupes privés oblige à repenser la contribution des équipes, à opérer des transformations managériales. Les directeurs financiers et contrôleurs de gestion doivent désormais apprendre à travailler avec des équipes qui ne sont pas systématiquement présentes géographiquement. La notion de management à distance devient un vrai sujet ».

« En 1995 on parlait de fonction finance décentralisée. En 2015, on a parlé de robotisation et d’intelligence artificielle. Aujourd’hui, on voit aussi émerger le besoin de travailler avec des contrôleurs de gestion qui soient de véritables business partners, qui comprennent le business, soient à même de réaliser des analyses pertinentes ».

Professionnalisation de la fonction financière

Jean-François Treille, associé Mazars, spécialiste du secteur public, a quant à lui illustré cette tendance avec quelques cas concrets emblématiques : « nous arrivons aujourd’hui à un point de maturité de certains grands acteurs publiques qui ont mis en œuvre les évolutions décrites à l’instant. Je citerai par exemple les services facturiers de l’Etat. Avec les CSP comptabilité fournisseurs dédiées au traitement de masse de ces factures, l’Etat a voulu à la fois réduire les délais de règlement et contribuer au gain de performance. Ce choix de mutualiser le traitement des factures entrantes et de les regrouper dans un lieu unique a permis de fluidifier considérablement les processus. La démarche a tout d’abord été expérimentée en 2008 et 2009 au sein des services de Bercy, puis généralisée à partir de 2009 et jusqu’à aujourd’hui à l’ensemble des ministères ».

« A ensuite été menée une réflexion afin de voir comment continuer de tirer parti de cette démarche de mutualisation, aller plus loin », a poursuivi Jean-François Treille. « L’étape suivante a donc consisté à créer des CSP budgétaires, financiers, afin de soulager les gestionnaires de l’ensemble des tâches matérielles liées à leur métier. Ces centres permettent de standardiser les modes de traitement, impliquant un vrai gain en matière de professionnalisation de la fonction financière ».

Son intervention a été conclue avec un dernier exemple : « Le secteur de la protection sociale a dû opérer une très importante réflexion sur la mutualisation afin de faire face à l’immense éparpillement des structures qui constituent cet univers. Depuis longtemps la sécurité sociale a engagé des démarches en ce sens. Les gains en productivité, qualité comptable et amélioration des délais sont considérables ».

« Vous allez réduire les coûts de 20% »

Armand Angeli, président de l’Association nationale des directeurs financiers et de contrôle de gestion (DFCG), animateur du groupe de travail dédié aux CSP, était également invité. Il a donné aux DAF présents sa vision des choses et émis quelques recommandations concernant la mise en place de ce type d’organisation.

« Vous, Offices Publics de l’Habitat, n’êtes pas les seuls à être intéressés par le sujet », a-t-il précisé. « Toutes les entreprises d’une certaine taille le sont. Mais il convient de s’apercevoir qu’il s’agit d’une petite révolution, à inscrire dans un projet d’entreprise soutenu par la direction générale. Pour mener à bien ce projet, il faut :

  • savoir combien vous coûte aujourd’hui la fonction dont vous envisagez la mutualisation ;
  • savoir précisément qui fait quoi ;
  • pouvoir vérifier dans 1 an, 3 ans, 5 ans, si on bien a atteint les objectifs fixés au départ ».

« Quoi que vous fassiez, que le CSP soit petit ou grand, qu’il soit constitué de trois ou 20 experts, si vous avez mis les bonnes personnes aux bons endroits, vous allez réduire les coûts, au minimum de 20% », a-t-il poursuivi. Puis il a enrichi son optimiste vision de quelques préconisations en matière de rigueur et patience, qualités jugées indispensables à la bonne mise en place de ce type d’organisation. « Il convient de bien préparer cette transition, mais une fois qu’il est décidé de l’opérer, il faut savoir agir vite. Vous devez également être attentifs à ne pas recréer des shadow fonctions. Pour cela il faut bien répartir les tâches entre le CSP et les autres équipes. Tout doit être écrit. Notez en outre que le CSP a ses obligations, de même que les autres fonctions, qui devront pouvoir leur fournir les éléments dont ils ont besoin en temps et en heure ».

Armand Angeli a par ailleurs évoqué le profil du responsable de CSP. « Ne vous y trompez pas », a-t-il prévenu, « il ne faut pas que cette personne soit un expert mais plutôt un manager, un communiquant, quelqu’un doté d’un certain charisme. Qu’il s’agisse d’une personne recrutée ou de quelqu’un qui occupait déjà une fonction dans l’entreprise, on a besoin d’individus qui savent communiquer, qui ont le sens du service ».

Il a enfin invité les offices à renforcer leurs équipes pour opérer la transition vers le CSP. Il les a par exemple encouragé à avoir recours à du personnel temporaire pour assurer les fonctions quotidiennes, de manière à mettre les équipes habituelles au cœur de la transition.

Une question venue de la salle a soulevé le problème du coût « considérable » qu’implique le recrutement d’un data scientist ou spécialiste en gestion des données numériques, évoqué comme potentielle cible de ce type de processus. « Une fois passé l’investissement pour le montage du CSP, le coût opérationnel sera forcément réduit, les gains réalisé au final pouvant apparaitre très rapidement, parfois même dans les deux ans », a répondu le président de la DFCG International.

Stéphane Descolonges a indiqué avoir pris acte des inquiétudes, tout en encourageant les DAF à se projeter vers l’avenir : « Il faut désormais dépasser les organisations actuelles. On ne restera pas 256 offices en bonne santé dans les années qui viennent. Il faut réfléchir à des mutualisations bien plus importantes que celles réalisées jusqu’à aujourd’hui ».

Retrouvez les présentations de la journée en cliquant ici.

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